Autor: Emilio Medina.
Consultor en Comunicación Corporativa y Cultural. Colaborador en Interprofit

 
 Hace algunos años, recién llegado a mi puesto de Director Adjunto de Comunicación en un grupo empresarial familiar, se me ocurrió convocar una reunión con los directores de departamento de la compañía. Aunque recibí una queja de Dirección General por no convocar individualmente a cada director y no provocar así cambios en agendas difíciles, insistí y me salí con la mía. Quería calibrar el nivel de conocimiento entre departamentos que trabajan a diario entre sí, de las especificidades de cada uno. Nos reunimos todos los directores en un espacio relajante de un hotel por tres horas. Les pedí que cada uno expusiera  a los demás la problemática y la complejidad intrínseca de su departamento, dejando a un lado objetivos y resultados.

Esa reunión, en la que todos escuchamos lo que nunca se había escuchado en común, sirvió de detonante para cambiar de forma muy sencilla el modo en que se habían relacionado hasta la fecha. Detectamos cómo, cambiado algunos sencillos hábitos, facilitábamos el trabajo de otros. Esa empatía ayudó a mejorar la productividad y evitar conflictos innecesarios.

La comunicación interna es todavía una asignatura pendiente en muchas compañías y organizaciones que no brindan los suficientes cauces para mantener una comunicación adecuada entre todos sus miembros. Una mala comunicación interna revierte inexorablemente en una falta de productividad, de compromiso, de innovación y, por ende, en problemas de índole interdepartamental.

Cada tipo de organización debe tener un estrategia específica de comunicación interna adecuada a su sector, debe crear su propia Cultura de empresa. Pero hay unas pautas comunes a toda empresa para conseguir que todos los miembros de la organización conozcan los planes de la compañía, se impregnen de sus valores, se involucren de forma activa en los objetivos, puedan tener vías efectivas y participativas para compartir de forma constructiva ideas, problemas o mejoras.  Me refiero a la creación de sistemas de comunicación horizontal (peer-to-peer) en los que se puedan comunicar de forma ágil, libre y abierta los empleados y los departamentos. También a canales de conocimiento compartido que recojan experiencias diarias, artículos interesantes, links; a herramientas adecuadas en que la transparencia sea el valor base de una comunicación interna de calidad.

Pero, en esta ocasión, quiero centrarme en la eficacia de las acciones de comunicación interna presencial. Acciones que pueden ir desde desayunos quincenales en las oficina o instaurar un día al mes un afterwork, hasta convenciones o eventos especiales.  Estos últimos requieren de mayor planeación y preparación por razones obvias.

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Sacar de la rutina periódicamente a grupos o a la totalidad de los empleados para comunicar los planes más importantes de una empresa, sean objetivos, presentaciones, internas, trainings o estrategias es una práctica cada vez más habitual en nuestras empresas.  Son acciones especiales que requieren de recursos cada vez más creativos y sensoriales para conseguir despertar el interés y el compromiso de los asistentes. Ahí van algunos consejos para conseguir una experiencia memorable que retenga los mensajes entre los asistentes:

  1. Creativos y coherentes. Crear un concepto claro y potente es básico para vertebrar y desarrollar los contenidos en este tipo de iniciativas.
  2. Mensajes muy Visuales. Utilización de herramientas como presentaciones trabajadas con poco texto y videos facilita la comprensión y la atención.
  3. No solo debemos comunicar, debemos inspirar y motivar. Invitar a un coach externo o contar con la colaboración de algún personaje público que nos inspira, suele tener buen resultado.
  4. Emocionemos y Entretengamos. Divertido, mejor.  Desconectemos por unos minutos de los contenidos de nuestra empresa: algún gag cómico, algún tipo de show o efecto audiovisual.
  5. Impactar. Empecemos y terminemos el acto con algún tipo de herramienta que predisponga al asistente. Video, música o puesta en escena que sintetice de forma contundente los highlights del evento.
  6. Interactuar.  La participación de los asistentes es siempre enriquecedora y cohesiona más el grupo. Un juego, preguntas, o creación de ideas por grupos son los recursos más habituales.

Y después de todo esto será necesario un buen sistema de medición de la efectividad y del impacto de estas acciones. El feedback de los asistentes es básico para mejorar este tipo de convocatorias y para ajustar mejor nuestra comunicación interna,  pero de eso hablaremos otro día.